test

Dans une entreprise numérique, tout est binaire

Certitank, au départ analogique avec une paperasse administrative, est transformée en une société entièrement numérique. CEO Jacques de Lovinfosse et tous les collaborateurs sont entièrement convaincus des avantages du travail numérique.

Jacques de Lovinfosse est depuis 2000 à la tête de Certitank, une société spécialisée dans le contrôle des citernes à mazout. Une équipe de techniciens assure la vérification, l’entretien et les réparations de ces citernes auprès de particuliers et d’ entreprises dans toute la Belgique.

Cette entreprise s'est depuis 2009 transformée en une société entièrement numérique. Nous nous sommes entretenus avec son CEO au sujet de cette évolution.

Dans une entreprise numérique, tout est binaire : les choses fonctionnent soit parfaitement, soit pas du tout.

Certitank 2.0

« En 2000, Certitank faisait encore tout sur papier : des contrats et de la planification des activités jusqu’à l’organisation des projets et la facturation », explique Jacques de Lovinfosse. « Nous établissions les rapports des visites et les factures sur du papier carbone. Ces rapports étaient ensuite envoyés par la poste au client, et des copies des factures étaient transmises au comptable à la fin de chaque trimestre. » C’est à travers l’e-mail que l’entreprise a découvert pour la toute première fois le monde numérique. Tout a ensuite changé.

Jacques de Lovinfosse a décidé de numériser entièrement son entreprise. Du back-office aux paiements, en passant par les certificats de conformité : tout a dû être regroupé sur une seule et même plateforme logicielle spécialement conçue à cet effet. « Nos contrôleurs disposent aujourd’hui d’une tablette qui leur permet d’accéder à n’importe quel endroit ou moment à notre plateforme, qui ne contient que des documents au format numérique », précise le CEO.

L’entreprise réalise de cette façon un gain de temps considérable, puisque les techniciens ont moins de travail administratif à accomplir et peuvent ainsi se concentrer sur leurs tâches principales. Cette transformation numérique est donc bénéfique tant pour Certitank que pour ses clients.

La numérisation : à la conquête des obstacles

« Numériser une entreprise ne se limite pas à acheter de nouveaux ordinateurs », souligne Jacques de Lovinfosse. « Il faut aussi revoir tout votre processus d’entreprise. » Dans le cas de Certitank, la dépendance à un réseau numérique mobile naissant posait problème. Au début du nouveau millénaire, la couverture du réseau GSM n’était en effet pas toujours optimale. C’est surtout en dehors des villes, où les techniciens étaient souvent amenés à contrôler des citernes à mazout, que sa qualité laissait à désirer.

Le second problème rencontré au cours de cette transformation était l’instabilité du nouveau logiciel. Heureusement, tout a fini par se régler avec le temps, et une fois toutes ces maladies de jeunesse soignées, le logiciel a fonctionné comme le souhaitait l’entreprise.

Pour être satisfaits, vos collaborateurs doivent pouvoir travailler plus à l’aise.

Jacques de Lovinfosse : « Nos collaborateurs craignaient que leur travail ne devienne plus complexe, mais il leur a suffi de s’habituer aux tablettes pour être entièrement convaincus des avantages du travail numérique. » À l’heure actuelle, l’équipe de Certitank n’utilise presque plus de papier et est disponible à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit via le réseau 4G.

Clean desk pour les distributeurs de mazout

« Tout le temps que nous perdions autrefois en formalités administratives peut à présent être consacré aux clients. Même l’envoi des factures se fait en deux swipes. De plus, tout a l’air plus clair et plus professionnel. Nos collaborateurs ne doivent plus remplir de rapports sur papier carbone alors qu’ils ont les mains sales et pleines de mazout, ni utiliser le tableau de bord de leur camionnette comme pupitre », ajoute Jacques de Lovinfosse en riant. La numérisation présente également un autre avantage majeur : Certitank permet à ses clients et fournisseurs d’accéder à la base de données contenant les résultats des contrôles. Mais en quoi cela constitue-t-il une innovation ? « Cela va plus loin que l’archivage numérique.

Le fait que les rapports soient disponibles permet aux fournisseurs de combustible de vérifier à l’avance s’il est sûr et possible (ou pas) d’effectuer une livraison dans une certaine cuve à mazout. Tout le monde gagne ainsi du temps et de l’argent, et nous pouvons éviter risques et pollution », conclut Jacques de Lovinfosse.

La numérisation, moteur de développement pour les entreprises


Certitank a fortement réduit ses coûts opérationnels et pourra continuer à se développer à l’avenir. À l’heure actuelle, la numérisation des processus d’entreprise fait qu’une société initialement régionale possède un champ d’action national. « Aucune autre entreprise de notre secteur ne travaille de cette manière », assure Jacques de Lovinfosse. « Nous pouvons désormais offrir nos services sur des marchés et à des clients que nous n’aurions autrement jamais pu toucher. »

La numérisation n’est pas un objectif en soi, mais un moyen d’améliorer votre service.

Conseils d’initié pour les chefs d’entreprise

Que peuvent apprendre les autres entrepreneurs d’un CEO qui, en l’espace de dix ans, a entièrement numérisé ses processus et son organisation ? « Réfléchissez bien à l’avance aux raisons exactes pour lesquelles vous souhaitez numériser votre entreprise et ne le faites que si vous y voyez un avantage structurel et stratégique », explique Jacques de Lovinfosse.

« Entourez-vous des meilleurs experts et ne commettez pas l’erreur de penser que vous allez pouvoir vous charger de tout vous-même, car ce n’est pas du tout votre domaine. La création de logiciels est un travail sur mesure. Vous avez donc besoin d’un partenaire IT avec qui collaborer étroitement. Ce dernier doit en effet comprendre comment fonctionne votre entreprise et comment il peut améliorer le service fourni à votre client final. »

mercredi 22 novembre 2017