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La négociation, tout un art

Theo De Beir, avocat depuis 1987 chez Agrementor. Un cabinet d’avocats spécialisé en médiation et négociation.

L’avenue Winston Churchill, à Uccle, est bordée d’imposantes maisons de maître et d’immeubles modernes. Mais au milieu de ces bâtiments, une maison attire inévitablement l’attention. Cette espèce de cottage aux teintes beiges et marron a résisté aux affres du temps et abrite aujourd’hui le cabinet d’avocats Agrementor. « Les gens du quartier l’appelaient la "maison fantôme" car elle était à vendre depuis trois ans et se trouvait dans un état de ruine », raconte Theo De Beir, qui y vit et y travaille depuis près de vingt ans. « Mais j’ai pu la sauver de la démolition et la faire restaurer, même s’il a fallu beaucoup négocier. » Cela tombe bien : c’est sa spécialité.

« À l’époque où nous cherchions un nouveau logement à Bruxelles, mon épouse m’a dit un jour qu’elle avait vu une magnifique bâtisse à vendre, quelque part, mais elle ne se souvenait plus exactement où. Peu de temps après, j’ai voulu lui montrer une maison que je trouvais fantastique, et il s’est avéré que nous étions tous deux tombés amoureux de la même bâtisse. »

Cette histoire, Theo De Beir a dû la raconter des dizaines de fois, mais ce qui tient à coeur se narre inlassablement. « Quand nous avons découvert l’intérieur – art and craft pur, la version écossaise de l’art nouveau – nous avons tout de suite su que cette maison deviendrait la nôtre. Ce n’était toutefois pas du goût de la commune, qui voulait la détruire pour ériger de lucratifs immeubles à appartements. La direction des Monuments et sites avait cependant repéré le bâtiment et une procédure de classement était en cours.

Mon épouse et moi-même avons donc choisi de nous démener pour que le bâtiment soit effectivement classé. Par une sorte d’idéalisme romantique, nous voulions préserver ce petit bout de patrimoine. Les subsides ainsi obtenus pour rénover le bâtiment en profondeur ont été une compensation bienvenue. »

Un médiateur essaie d’installer le calme et de poser les bonnes questions. Il incite les uns et les autres à s’écouter mutuellement.

Les fondamentaux de la négociation

À l’époque, Theo De Beir était encore un avocat « classique », mais il comprenait déjà que l’évaluation minutieuse des intérêts en présence doit constituer la base de toute négociation. « J’aurais pu être très dur au niveau du prix, mais j’ai privilégié la bonne entente avec mon interlocuteur, à savoir l’agent immobilier qui défendait les intérêts des propriétaires précédents. Nous sommes tombés d’accord très facilement. Après trois ans d’attente, il voulait vraiment vendre la maison, mais pas à n’importe qui. Avec nous, il avait un bon sentiment. Plus tard, à Harvard, j’ai appris que l’un des principes fondamentaux de la négociation consiste à séparer les personnes du problème. En d’autres termes : établir une bonne relation de travail, puis seulement parler du contenud’une manière qui ne brusque pas l’autre partie – je préfère ne pas parler de "partie adverse". Et c’est ainsi que j’ai procédé pour l’achat de la maison. »

Ce n’est que plus tard que Theo De Beir s’est formé pour devenir médiateur agréé, tout comme son associé Willem Meeuwissen, qui travaille au bureau d’Anvers. En 2014, maîtres De Beir et Meeuwissen fusionnent leurs deux cabinets sous le nom d’« Agrementor » – une contraction des termes agreement et mentor. Ce choix illustre la mission que le cabinet s’est donnée : assister des personnes lors de négociations – surtout dans des affaires commerciales dans le cas de maître De Beir, dont l’intérêt pour ce domaine est né en partie d’une frustration.

« Beaucoup d’avocats ont tendance à considérer le dossier d’un client d’un point de vue strictement juridique. Le dossier est-il solide ? Pouvons-nous gagner ? Que puis-je réclamer ? J’ai toutefois appris que l’on ne peut pas se baser sur les seuls dires du client. Il faut creuser davantage et ne pas oublier ces questions essentielles : Quel est l’objectif du client ? En gagnant ce procès, risque-t-il aussi de perdre certaines choses ? Un verdict positif du juge ne sert pas nécessairement tous les intérêts et les souhaits du client. À quoi cela l’avancera-t-il de recouvrer 20 000 euros auprès d’un fournisseur si la relation de travail s’en trouve anéantie ? Peut-être est-ce le premier litige en dix ans de collaboration. Peut-être dépend-on de ce fournisseur faute de solution équivalente. Dans ce cas, est-il vraiment judicieux d’entamer une procédure ? Sans parler de ces affaires qui s’éternisent et coûtent des fortunes, empêchant parfois l’entreprise de tourner à plein régime pendant une longue période.

Ou du risque que l’une des parties salisse la réputation de l’autre, en cas de litige à propos d’une facture impayée, par exemple. Négocier d’abord permet d’éviter beaucoup de dommages collatéraux. Mon père disait toujours : "Il faut pouvoir se permettre de se disputer". J’ai bien retenu le message. »

Theo De Beir cite encore deux autres principes fondamentaux hérités de Harvard : « Voir les intérêts et pas seulement les positions. Et chercher des solutions dans l’intérêt commun. » Cette dernière tâche est avant tout dévolue au médiateur, lequel est associé à une négociation en tant que tiers, sur demande des deux parties.

« Un médiateur ne peut rien décider. Il ne peut même pas donner son avis. Sa tâche consiste à faciliter les négociations. Il essaie d’installer le calme et de poser les bonnes questions. En réunissant tout le monde autour de la table, il incite les uns et les autres à s’écouter mutuellement.

Ce qui est remarquable, c’est qu’un médiateur parvient souvent à des arrangements sur des aspects qui, au départ, n’étaient même pas sur la table. En ajoutant de la matière à la négociation, le gâteau devient plus grand et il devient plus intéressant de le partager. Le grand avantage de cette méthode est que les parties ont la solution dans leurs propres mains et ne dépendent pas du jugement d’un tiers. Souvent, il s’agit d’une solution qui n’aurait jamais été trouvée au tribunal, et certainement pas aussi rapidement. »

Point de naïvité

Start out with an ideal and end up with a deal. Cette devise de Karl Albrecht, le fondateur d’Aldi, est l’une des citations sages et inspirantes que l’on retrouve sur le site d’Agrementor. L’idéalisme jouet- il donc un rôle important dans des négociations commerciales ?

« La médiation, en tout cas, a une valeur sociale : nous contribuons à empêcher les conflits de s’aggraver et les personnes concernées d’en être malheureuses ou de perdre beaucoup d’argent. Selon moi, les médiateurs sont plutôt des people managers qui veulent le bien des autres.

La médiation, en tout cas, a une valeur sociale : nous contribuons à empêcher les conflits de s’aggraver et les personnes concernées d’en être malheureuses ou de perdre beaucoup d’argent. Selon moi, les médiateurs sont plutôt des people managers qui veulent le bien des autres.

Quand nous avons le rôle de négociateur, notre objectif reste d’obtenir la plus grosse part possible du gâteau. Cela demande une bonne préparation, ce que de nombreux avocats négligent parfois. Mieux on est préparé, y compris concernant les intérêts de l’autre partie, plus il est facile d’arriver à un compromis. Parfois, il n’est même pas nécessaire de marchander, la première perche tendue est la bonne. Il s’agit de proposer à l’adversaire quelque chose qui lui convient. C’est pour cela que nous citons aussi Marvin Gaye sur notre site : Negotiation means getting the best of your opponent.

D’après le Dr Chester L. Karrass, qui fait autorité en matière de négociation, « dans le monde des affaires, on n’obtient pas toujours ce que l’on mérite, mais ce que l’on négocie ». Cette phrase semble suggérer que la négociation peut aussi être interprétée comme un aveu de faiblesse.

« C’est une image à laquelle notre profession est toujours confrontée », confirme Theo De Beir. « Le plus difficile, c’est de convaincre les parties de s’asseoir à la table des négociations. Si vous y arrivez, vous avez déjà fait la moitié du travail, car cela prouve que les protagonistes espèrent trouver une solution et s’y engagent. Souvent, ils font appel à un négociateur ou médiateur parce que la voie traditionnelle les laisse sur leur faim. L’ancienne génération d’avocats n’est toujours pas favorables à la médiation car elle estime que celui qui fait le premier pas reconnaît de facto que son dossier est faible. Le fait de demander une négociation ne signifie pourtant pas qu’on laisse tomber ses exigences. Au contraire, la demande est généralement faite par souci de l’intérêt réel des deux parties. »

Ce souci joue un rôle plus important dans les négociations de contrats, un autre volet important de l’offre d’Agrementor. « Je profite des négociations de contrats pour prévenir les conflits », explique maître De Beir. « J’essaie d’ajouter aux formulations classiques une clause stipulant qu’en cas de divergence d’opinion, les deux parties négocieront toujours avant de saisir la justice. Si c’est possible, je désigne même d’emblée un médiateur pouvant les y aider. En consignant cette clause noir sur blanc dans le contrat, on évite à celui qui y aura éventuellement recours d’avoir le sentiment de perdre la face. Une clause de ce type n’est pas non plus considérée comme un signe de méfiance, puisque les deux parties ont signé le contrat. »

Ce qui nous permet de conclure par une dernière citation, de John F. Kennedy : Let us never negotiate out of fear. But, let us never fear to negotiate.

Le fait de demander une négociation ne signifie pourtant pas qu’on laisse tomber ses exigences. Au contraire, la demande est généralement faite par souci de l’intérêt réel des deux parties.

L’avenir de la profession

Theo De Beir suit l’actualité avec une attention particulière. Lui aussi remarque une polarisation croissante dans notre société, qui fait que l’on cherche parfois trop peu les points communs. Dans ce contexte, la négociation et la médiation semblent plus nécessaires que jamais.

« Le dossier du recouvrement du ring d’Anvers en est une parfaite illustration. Pendant des années, il a été bloqué parce que la discussion était menée en public, dans les médias. Les parties ne s’écoutaient plus. Jusqu’à ce que l’architecte bruxellois Alexander D’Hooghe soit désigné intendant. Même s’il travaillait pour le compte des pouvoirs publics et n’était donc pas totalement neutre a priori, il a réussi là où les hommes politiques ont échoué pendant vingt ans. En bon médiateur, il a ramené le calme et a posé les bonnes questions en toute objectivité. Il a ainsi gagné la confiance de chacun et toutes les parties, de concert, ont eu envie de réfléchir à une solution, et ce dans la discrétion. Enfin, les arguments de chacun ont été écoutés. Voilà selon moi le modèle d’avenir pour résoudre de grands conflits politiques ou sociaux. »

Maître De Beir dresse un parallèle avec la profession d’avocat. « Si la profession ne prend pas radicalement la voie de la négociation et de la médiation, elle est vouée à disparaître », affirme-t-il sans ambages. « Premièrement, les frais de justice sont tellement élevés que de plus en plus de clients s’abstiennent d’entamer une procédure. Le nombre d’affaires fond donc comme neige au soleil et de plus en plus d’avocats peinent à garder la tête hors de l’eau.

Premièrement, les frais de justice sont tellement élevés que de plus en plus de clients s’abstiennent d’entamer une procédure. Le nombre d’affaires fond donc comme neige au soleil et de plus en plus d’avocats peinent à garder la tête hors de l’eau.

Je pense que la tâche de l’avocat doit évoluer de la plaidoirie au conseil de confiance et à la résolution de conflits, autant que faire se peut en dehors du tribunal.

Deuxièmement, la numérisation va sérieusement réduire le travail classique des avocats. Des firmes internationales font déjà appel à des petites entreprises d’IT dans des pays comme l’Inde pour réaliser des contrats types, des analyses juridiques et des recouvrements de créances. Ce travail peut souvent être effectué par des avocats, mais peut aussi très bien être automatisé.

Le seul aspect pour lequel les avocats auront toujours une plus-value est l’assistance au client, de préférence à la table des négociations. Cet aspect humain, les ordinateurs ne pourront jamais l’offrir.

C’est pour cela que j’aime tellement donner cours aux universités d’Anvers et de Louvain et que je forme les médiateurs agréés en Flandre. Pour suivre cette dernière formation, en plus du diplôme de bachelor, une certaine clairvoyance psychologique s’impose, et surtout il faut faire transparaître son enthousiasme et son engagement. Le client doit se dire : "Cet homme ou cette dame veut vraiment nous aider. Nous lui faisons confiance." On arrive alors à un accord dans quatre-vingts pour cent des cas. »

Malheureusement, il n’est pas toujours possible de trouver un compromis. It takes two to tango, comme on dit. « Dans ces cas-là, nous pouvons aussi conseiller la plus grande fermeté et aller en justice. Et on ne va pas se mentir : cela fait toujours plaisir de gagner un procès », sourit l’avocat. « Mais la procédure judiciaire est le tout dernier recours.

J’aurais pu gagner beaucoup plus d’argent en laissant mes clients s’embarquer dans de longues procédures, mais cette logique à court terme n’est pas dans leur intérêt. Si je peux arriver rapidement à un accord, le client fera, très probablement, à nouveau appel à moi. Cela peut paraître une approche commerciale, mais je le fais surtout pour la satisfaction de voir toutes les parties contentes en quittant la table des négociations. Je remarque en tout cas que je suis beaucoup plus heureux qu’avant. La vie est devenue bien plus agréable. »

Le seul aspect pour lequel les avocats auront toujours une plus-value est l’assistance au client, de préférence à la table des négociations. Cet aspect humain, les ordinateurs ne pourront jamais l’offrir.

Auteur

Veerle Beyen

communicatie en marketing specialist

mercredi 21 novembre 2018